KEYMAGE ARENA · 学習とゲーム案内

メールと顧客対応の文例

受け取った事実、未解決の点、次の対応を混ぜずに伝える。

まず場面を読み、日本語・英語のどちらか一方を手元のテキストエディターに入力してください。例文の表示と意味を照合してから、気になった部分をもう一度試します。10分の練習手順

メールのやり取り

返信を急ぐと、確認したことと、これから確認することが一つの文に混ざりがちです。相手が次に何をすればよいかまで読み取れる文を、句読点を含めて写してみましょう。

mail-01受領と回答予定

日本語

資料を受け取りました。内容を確認し、木曜日までに質問をまとめます。

English

I received the documents. I will review them and prepare my questions by Thursday.

使う場面: 受領の連絡と、内容確認後の作業予定を二文に分けます。確認が終わったという報告には使いません。
入力の着眼点: 英語の文頭の I と Thursday を大文字にし、ピリオドの後に半角空白を一つ入れます。
振り返り: 受領済みなのは何か、木曜日までに何をするのかを、入力後の文だけで答えてみます。

違いを見つけたときの直し方

mail-02添付の不足

日本語

見積書へのリンクは開けましたが、仕様表が添付されていません。

English

The link to the quote works, but the specification sheet is not attached.

使う場面: 受け取れたものと不足しているものを区別します。再送を頼むなら、不足分の名前を次の一文で指定します。
入力の着眼点: specification を spec / ification と眺め、途中の文字を落とさずに打ちます。but の前のコンマも写します。
振り返り: 「開けない」と「添付されていない」を取り違えず、二つの対象が残っているか確認します。

違いを見つけたときの直し方

mail-03依頼範囲の確認

日本語

今回の確認対象は、本文だけでなく図表も含むという理解でよいでしょうか。

English

Does this review cover the figures and tables as well as the main text?

使う場面: 作業開始前に、含める範囲を質問します。曖昧な「全部」ではなく、対象を列挙しています。
入力の着眼点: figures and tables を一まとまりで読み、and の前後の空白を落とさないようにします。
振り返り: 英語の末尾が疑問符か、日本語が断定になっていないかを見直します。

違いを見つけたときの直し方

mail-04代案を添えて断る

日本語

本日中の完成は難しいため、先に要点だけを共有し、全文は明朝お送りします。

English

I cannot finish the full text today, so I will share the key points first and send the full text tomorrow morning.

使う場面: 難しい期限と、できる対応を同時に示します。実際の送信では「明朝」が曖昧なら時刻を補います。
入力の着眼点: cannot と finish、first と full を見分けます。長文は so の前でいったん視線を区切ります。
振り返り: 先に渡すものと後で渡すものが入れ替わっていないか確認します。

違いを見つけたときの直し方

顧客対応

相手が困っている場面では、原因を断定する前に、分かっている現象と案内できる手順を分けます。謝罪や敬語の量より、事実と次の行動がつながっているかを読み直します。

support-01現象を確認する

日本語

保存時にエラーが出ることを確認しました。原因は現在調査中です。

English

We confirmed that an error appears during saving. We are still investigating the cause.

使う場面: 確認済みなのは現象です。原因まで特定できたように書かないよう、二文目を添えています。
入力の着眼点: confirmed と investigating は語尾まで打ち、保存時を表す during saving を省略しません。
振り返り: 現象の確認と原因の調査が、それぞれ別の状態として読めるか確認します。

違いを見つけたときの直し方

support-02一時的な方法を案内する

日本語

復旧までの間は、入力内容を下書きとして保存し、送信をお待ちください。

English

Until service is restored, save your text as a draft and wait before submitting it.

使う場面: 送信できない間の行動を示します。利用する機能で下書き保存が実際に使えることを確かめてから案内します。
入力の着眼点: restored と submitting の綴りに注目し、submitting の t が二つあることを確認します。
振り返り: 下書き保存と送信が同じ操作になっていないか、手順の順番を声に出して確認します。

違いを見つけたときの直し方

support-03必要な情報だけを尋ねる

日本語

調査のため、発生した時刻と画面のエラー番号をお知らせください。

English

Please tell us when the issue occurred and which error code appeared on the screen.

使う場面: 調査に使う情報を二つに絞っています。実際の問い合わせで、パスワード等を求める文に置き換えないでください。
入力の着眼点: occurred の c と r がそれぞれ二つである点を、一度ゆっくり打って確かめます。
振り返り: 求めている二項目を抜き出し、文にない情報を勝手に追加していないか確認します。

違いを見つけたときの直し方

support-04解決確認を待つ

日本語

こちらでは修正後の動作を確認できましたが、お手元でも再度お試しいただけますか。

English

The fix worked in our check. Could you try again on your device?

使う場面: 運営側での確認を、利用者側での解決と同一視しないための文です。
入力の着眼点: worked と work、our と your を一語ずつ照合します。二文目の文頭の C を大文字にします。
振り返り: 確認した側と、これから試す側が区別されているかを確認します。

違いを見つけたときの直し方

次の一文では観点を変える

同じ文を覚えて速く打てても、別の文で同じ注意点を使えるかは別の確認です。一つの文を正確に写せたら、まだ打っていない文を選び、同じ種類の文字や条件を探してください。

別の場面を選ぶ →