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文書とデータ確認の文例

版、定義、対象範囲をそろえ、数字を読む前提を明記する。

まず場面を読み、日本語・英語のどちらか一方を手元のテキストエディターに入力してください。例文の表示と意味を照合してから、気になった部分をもう一度試します。10分の練習手順

文書とレビュー

文書を送るときは、どの版を、どの目的で、どこまで読めばよいかを示します。見た目が似た版番号や否定表現を含む文で、意味の変わる一文字を丁寧に確かめます。

document-01参照する版

日本語

手順書は第3版を参照してください。第2版は保管用で、現在の作業には使いません。

English

Use version 3 of the procedure. Version 2 is kept for reference and is not used for current work.

使う場面: 残してある旧版と、今使う版を明確に分けます。
入力の着眼点: 数字 3 と 2 の順番を最初に確認し、not を飛ばさず入力します。
振り返り: 使う版と保管する版が逆になっていないか、数字だけを最後に読み直します。

違いを見つけたときの直し方

document-02訂正箇所を指定する

日本語

資料の4ページ目にある表の見出しを、「月別」から「部署別」へ訂正しました。

English

I corrected the table heading on page 4 from "By month" to "By department".

使う場面: 場所と変更前後を一緒に伝えます。表の値も変更したという意味にはしません。
入力の着眼点: 英語の引用符は半角の " を二組、日本語はかぎ括弧を二組入力します。
振り返り: from と to、および「から」と「へ」の前後が対応しているか照合します。

違いを見つけたときの直し方

document-03用語を定義する

日本語

この資料では、初回の登録を「新規」とし、情報の修正は「更新」と呼びます。

English

In this document, "new" means an initial registration, while "update" means a change to existing information.

使う場面: 同じ単語を人によって違う意味で使わないため、資料内での定義を示します。
入力の着眼点: initial、registration、existing の綴りを確かめ、引用符の閉じ忘れを確認します。
振り返り: 新規と更新の条件を別々に言い換え、二つを混同していないか確認します。

違いを見つけたときの直し方

document-04レビュー観点を絞る

日本語

今回は内容の抜けだけをご確認ください。表記の統一は次の工程で行います。

English

For this review, please check only for missing content. We will standardize wording in the next step.

使う場面: 今のレビューで見る観点と、後で扱う観点を分けます。
入力の着眼点: only の位置と、standardize の z を確認します。二文目の We を大文字にします。
振り返り: 今回確認することが増えていないか、後の工程に送った作業が残っているか確認します。

違いを見つけたときの直し方

表計算と調査の確認

数字を正しく入力しても、数えた対象が違えば比較はできません。ここでは計算式そのものではなく、対象や集計条件を説明する文章を練習します。例文は特定の分析結果を示すものではありません。

data-01割合の分母

日本語

この割合は、招待した人数ではなく、回答を完了した人数を基準に計算しています。

English

This percentage is based on the number of people who completed the survey, not the number invited.

使う場面: 何を分母にした割合かを示しています。似た数字でも、対象が違えば同じ指標として比較できません。
入力の着眼点: percentage と completed を最後まで打ち、not の前のコンマを入れます。
振り返り: 基準にした人数と、使っていない人数を逆にしていないか確認します。

違いを見つけたときの直し方

data-02除外条件を残す

日本語

動作確認用の行を除いてから、地域ごとの件数を集計しました。

English

I counted the records by region after excluding the rows used for testing.

使う場面: 集計前に外した行の条件を残します。実際の表では、除外した件数も別に確認できると追跡しやすくなります。
入力の着眼点: records と rows を取り違えず、excluding の e から打ち始めます。
振り返り: 除外と集計の順番が、after の前後で合っているか確認します。

違いを見つけたときの直し方

data-03重複を判断する列

日本語

名前が同じ行でも、受付番号が異なる場合は別の記録として残します。

English

Rows with the same name remain separate records when their reference numbers are different.

使う場面: 同名だけで重複扱いしないための条件です。使用するデータに合う識別項目を決めてから使います。
入力の着眼点: same と separate、reference の綴りを確認します。their を there と打ち間違えないようにします。
振り返り: 同じ項目と異なる項目を一つずつ示し、残す条件を確認します。

違いを見つけたときの直し方

data-04観察と理由を分ける

日本語

利用件数は先月より増えていますが、その理由はこの集計だけでは分かりません。

English

Usage has increased since last month, but this summary alone does not explain why.

使う場面: 件数の変化から、その原因まで断定しないための説明です。
入力の着眼点: increased の末尾の d と、does not の二語を確認します。
振り返り: 分かったことと分からないことが、but を境に区別されているか確認します。

違いを見つけたときの直し方

次の一文では観点を変える

同じ文を覚えて速く打てても、別の文で同じ注意点を使えるかは別の確認です。一つの文を正確に写せたら、まだ打っていない文を選び、同じ種類の文字や条件を探してください。

別の場面を選ぶ →